Het zal u niet ontgaan zijn dat per 25 mei a.s. de AVG van kracht is geworden. Hierin is nauwkeuriger en uitgebreider dan nu het geval is, vastgelegd hoe u als werkgever met de verwerking van persoonsgegevens moet omgaan. Dat heeft zowel op het vlak van het registreren van persoonsgegevens bij ziekte als voor de rechten van de werknemers in zijn algemeenheid vergaande consequenties. Want welke activiteiten zijn privacygevoelig, wat zijn uw plichten als werkgevers richting uw medewerkers en welke extra rechten krijgen zij? Waarnaar mag u niet en waarnaar mag u wel vragen als uw werknemer ziek is? In dit artikel vindt u een heldere uiteenzetting en worden arbeidsrechtelijke plichten en rechten voor u op een rij gezet.

Privacy gevoelige activiteiten op de werkvloer

  • Registreren van gegevens bij ziekte
  • Controle e-mailaccount en telefoon
  • Cameratoezicht
  • Social media en wearables
  • Screening sollicitanten

Plichten van u als werkgever onder de AVG

Als werkgever mag u de verkregen persoonsgegevens alleen verwerken ter uitvoering van de arbeidsovereenkomst, een wettelijke plicht of als u daarbij een gerechtvaardigd belang heeft. Dit belang moet in verhouding staan tot het daarmee te dienen doel dat niet op een andere, minder nadelige manier kan worden bereikt. Ook heeft u als werkgever de volgende (grotendeels nieuwe) verplichtingen:

  • Actieve en vergaande informatieplicht over: doel verwerking, mogelijkheid (klachten)procedure en de mogelijkheid om een eerder door werknemer gegeven toestemming (hetgeen overigens zelden een goede verwerkingsgrond is) weer in te trekken
  • Documentatieplicht in een register van verwerkingsactiviteiten (grotere werkgevers)
  • De plicht om een functionaris gegevensbescherming (FG) aan te stellen (voor grotere werkgevers)
  • Beveiligingsplicht
  • Meldplicht bij datalekken
  • Verantwoordelijk voor naleving van de AVG-regels door (externe) verwerkers zoals pensioenuitvoerders, salarisadministrateurs en arbodiensten

Extra rechten van uw werknemers onder de AVG

  • Een uitgebreider recht op informatie
  • Het recht op (elektronische) kopie van het volledige personeelsdossier (voor zover niet in strijd met rechten van derden)
  • Het recht van vergetelheid (verwijdering gegevens)
  • Het recht op correctie en rectificatie

Indien uw werknemer een dergelijk verzoek doet, moet u als werkgever hierop (in beginsel) binnen een maand na het verzoek reageren.

Wat zijn de sancties op het niet-naleven van de AVG?

Bij schending van de hiervoor genoemde verplichtingen van werkgevers kan de Autoriteit Persoons¬gegevens (AP) werkgevers een hogere boete opleggen dan nu het geval is: variërend van 10 miljoen tot € 20 miljoen of 4% van de wereldwijde omzet van de onderneming (!).

Registreren van gegevens bij ziekte

Een specifiek regime geldt (ook nu al) voor het registreren van gegevens bij ziekte; dit zijn bijzondere persoonsgegevens. Dit blijkt in de praktijk nogal een ‘wespennest’ te zijn. Hieronder een opsomming van de gegevens die werkgevers wel en absoluut niet mag verwerken:

Werkgevers mogen wel informeren naar (en verwerken):

  • De werkzaamheden waartoe werknemer niet meer of nog wel in staat is (de zogenaamde functionele beperkingen en restmogelijkheden)
  • De verwachte duur van het verzuim
  • De mate van arbeidsongeschiktheid (gebaseerd op functionele beperkingen, restmogelijkheden en implicaties voor werk dat een werknemer nog kan doen)
  • Eventuele adviezen over aanpassingen, werkvoorzieningen of interventies ten behoeve van re-integratie

U mag als werkgever niet vragen naar de aard en oorzaak van de ziekte, zelfs niet als uw werknemer deze spontaan en vrijwillig verstrekt of uitdrukkelijk toestemming verleent. Deze gegevens mogen niet verwerkt worden. Tenzij sprake is van een objectieve rechtvaardigingsgrond, bijvoorbeeld als een werknemer aan epilepsie lijdt en dit van belang is voor de werkomstandigheden en werkuitoefening èn de gegevens vrijwillig door werknemer zijn verstrekt.

 

In het verlengde hiervan mag u als werkgever evenmin de door de bedrijfsarts gecommuniceerde gegevens verwerken waarvan hij weet dat deze in strijd met de AVG zijn. Wel mogen naarmate de arbeidsongeschiktheid langer duurt, meer gegevens worden verwerkt.

 

Voor het overige zijn de (verschillende) bewaartermijnen van ziektegegevens ingekort.

Conclusie

De AVG is in de huidige tijdgeest zeker noodzakelijk, maar wringt wel in de dagelijkse omgang tussen werkgever en werknemer. Vooral het registreren en verwerken van persoonsgegevens bij arbeidsongeschiktheid is lastig en een overtreding is helaas dichterbij dan u denkt!

 

Neem voor advies over de AVG in arbeidsrechtelijk perspectief of andere arbeidsrechtelijke vragen contact op met de Marktgroep FoodMartine Margadant, tel.: 026-357 57 45, E: martine.margadant@nysingh.nl.

Meer informatie op Nysingh.nl/AVG

Meer informatie over de AVG vindt u op onze speciale AVG-pagina. Hierop vindt u e-books, online seminars, antwoorden op veel gestelde vragen en meer. De informatie op de AVG-pagina wordt continue aangevuld. Natuurlijk kunt u uw vragen ook direct stellen aan uw vaste contactpersoon of aan een van onze AVG-specialisten via het contactformulier.