Veel ondernemingen hebben bij de bedrijfsvoering te maken met algemene voorwaarden. Ze gebruiken ze zelf of hebben afnemers of leveranciers die algemene voorwaarden gebruiken. In een blogreeks bespreken wij verschillende aspecten van algemene voorwaarden en besteden wij aandacht aan belangrijke aandachtspunten bij het opstellen en het gebruik ervan. In deze blog leggen we uit wat algemene voorwaarden zijn en welke waarde ze kunnen hebben voor uw onderneming.
Wat zijn algemene voorwaarden?
Algemene voorwaarden worden vaak omschreven als standaardbepalingen waarmee een onderneming aangeeft onder welke voorwaarden zij zaken wil doen. In de wet is een uitgebreide regeling over algemene voorwaarden opgenomen. Ook is daarin een definitie van algemene voorwaarden gegeven. Deze luidt:
“Algemene voorwaarden zijn één of meer bedingen die zijn opgesteld teneinde in een aantal overeenkomsten te worden opgenomen, met uitzondering van bedingen die de kern van de prestaties aangeven, voor zover deze laatstgenoemde bedingen duidelijk en begrijpelijk zijn geformuleerd.”
Uit deze wettelijke definitie volgen twee belangrijke vereisten waaraan bedingen moeten voldoen om te kwalificeren als algemene voorwaarden. Allereerst is van belang dat bedingen moeten zijn bedoeld om meermalen te worden gebruikt in verschillende overeenkomsten. Dit wordt ook wel het bestemmingscriterium genoemd.
Daarnaast mogen de bedingen geen zogeheten kernbedingen zijn. Oftewel het beding mag niet de kern van prestaties betreffen, zoals de soort, kwaliteit, hoeveelheid of prijs van een te leveren product of dienst. Kort gezegd regelen algemene voorwaarden dus niet de kern, maar juist de randvoorwaarden van een overeenkomst.
Of bedingen kwalificeren als een algemene voorwaarden is dus niet afhankelijk van de naam van het document waarin deze staan. Ook al staan bedingen in een document dat wordt aangeduid met “Algemene Voorwaarden”, dat maakt nog niet dat deze bedingen zonder meer algemene voorwaarden zijn. En andersom kunnen bedingen die in de overeenkomst zelf staan ook algemene voorwaarden zijn, als deze voldoen aan de bovengenoemde wettelijke definitie.
Waarom algemene voorwaarden hanteren?
Sluit u regelmatig vergelijkbare overeenkomsten? Bijvoorbeeld voor de verkoop van producten, levering van diensten of inkoop van voorraad? Dan kan het hanteren van algemene voorwaarden diverse voordelen hebben voor uw onderneming. In algemene voorwaarden kunnen standaardafspraken worden vastgelegd, zoals betalingsvoorwaarden, leveringscondities, eigendomsvoorbehoud, garanties en aansprakelijkheid. U hoeft dan niet telkens opnieuw uitgebreide overeenkomsten op te stellen waarin deze standaardafspraken staan. Dit bespaart tijd en kosten. Daarnaast verkleint u risico’s doordat u zo voorkomt dat belangrijke onderwerpen over het hoofd worden gezien en niet in een overeenkomst worden opgenomen.
Algemene voorwaarden zijn maatwerk!
Zorg er wel voor dat uw algemene voorwaarden goed aansluiten bij de bedrijfsvoering van uw onderneming. Hoewel algemene voorwaarden dus standaardafspraken betreffen, zijn niet alle algemene voorwaarden standaard geschikt om te hanteren. Niet iedere onderneming is hetzelfde, en dus de algemene voorwaarden ook niet. Welke voorwaarden het meest geschikt zijn, hangt van verschillende dingen af. Denk daarbij aan de branche waarin u werkzaam bent, het type klanten van uw onderneming en de aard van de producten of diensten die u inkoopt of levert. Een belangrijk aandachtspunt: Algemene voorwaarden zijn doorgaans in het voordeel van de partij die ze opstelt en gebruikt. Wanneer uw afnemer of leverancier eigen algemene voorwaarden heeft en deze wenst te gebruiken, kan dat voor uw onderneming nadelige gevolgen hebben. Wees hiervan bewust en controleer altijd welke algemene voorwaarden van toepassing zijn. Meer weten over de toepasselijkheid van algemene voorwaarden? In een volgende blog wordt daar nader op ingegaan.
Algemene voorwaarden laten opstellen of controleren?
Heeft u nog geen algemene voorwaarden en wilt u deze laten opstellen? Of wilt u bestaande algemene voorwaarden laten controleren? Neem dan vrijblijvend contact op. Wij zorgen ervoor dat uw algemene voorwaarden goed aansluiten bij uw onderneming en uw bedrijfsactiviteiten.
