Toepasselijkheid van algemene voorwaarden

Heeft uw onderneming passende algemene voorwaarden? Dat is mooi! Al is het “hebben” van algemene voorwaarden alleen niet voldoende. Het is ook van belang dat u de algemene voorwaarden op de juiste wijze hanteert. Om ervoor te zorgen dat uw algemene voorwaarden van toepassing zijn op de overeenkomsten die u sluit, zijn een paar stappen van belang.

Van toepassing verklaren

Allereerst is van belang dat de algemene voorwaarden van toepassing worden verklaard op de overeenkomst. Dit kan op een vrij simpele wijze. Zo kunt u bijvoorbeeld standaard een tekst opnemen in offertes of contracten waarin uw algemene voorwaarden van toepassing worden verklaard. Let op: Als uw onderneming verschillende soorten of versies van algemene voorwaarden heeft, is het van belang om duidelijk en zo specifiek mogelijk aan te geven welke algemene voorwaarden van toepassing zijn. Dat voorkomt discussie achteraf welke algemene voorwaarden daadwerkelijk gelden.

Niet alleen de wijze maar ook het moment waarop u algemene voorwaarden van toepassing verklaart, is van belang. Uitgangspunt is dat algemene voorwaarden van toepassing moeten worden verklaard vóórdat de overeenkomst is gesloten. In de praktijk komt het nogal eens voor dat algemene voorwaarden pas voor het eerst op de factuur van toepassing worden verklaard. Dat is in de regel te laat, want de overeenkomst is dan al gesloten. Ook bij het van toepassing verklaren in een opdrachtbevestiging kan het de vraag zijn of dat wel op tijd is. Of dat zo’n opdrachtbevestiging slechts een vastlegging is van een eerder gesloten overeenkomst, en dus eigenlijk te laat is. Voorkom discussie en verklaar de algemene voorwaarden in een zo vroeg mogelijk stadium van toepassing.

Aanvaarding

Vervolgens is van belang dat de toepasselijkheid door uw afnemer of leverancier wordt aanvaard. Is dat niet het geval? Wordt de toepasselijkheid bijvoorbeeld van de hand gewezen? Dan gelden de algemene voorwaarden niet. De aanvaarding van de toepasselijkheid kan zowel uitdrukkelijk als stilzwijgend plaatsvinden. Het meest ideaal is dat er een ondertekende (schriftelijke) overeenkomst is, waarin is opgenomen dat de algemene voorwaarden van toepassing zijn. Als dat niet het geval is, kan het alsnog zijn dat de algemene voorwaarden (stilzwijgend) zijn aanvaard. Dat is bijvoorbeeld het geval als niet tegen de toepasselijkheid van algemene voorwaarden is geprotesteerd, en er wel uitvoering is gegeven aan de overeenkomst.

Let op: Voor de toepasselijkheid van algemene voorwaarden is niet vereist dat de partij die heeft aanvaard ook daadwerkelijk op de hoogte is van de inhoud daarvan. In de wet staat namelijk uitdrukkelijk dat een partij ook aan algemene voorwaarden gebonden is als die de inhoud daarvan niet kende. Dit wordt ook wel de snelle gebondenheid genoemd.

Voldoen aan informatieplicht

Tegenover de snelle gebondenheid staat wel dat moet zijn voldaan aan een zogenoemde informatieplicht. Deze informatieplicht houdt kort gezegd in dat een redelijke mogelijkheid is geboden om vóór of tijdens het sluiten van de overeenkomst kennis te nemen van de algemene voorwaarden. In de wet zijn verschillende regelingen opgenomen wanneer daaraan is voldaan. Uitgangspunt is dat de algemene voorwaarden ter hand moeten zijn gesteld voorafgaande aan of uiterlijk op het moment dat de overeenkomst wordt gesloten. Dat kan door de algemene voorwaarden fysiek te overhandigen of door deze op te nemen als bijlage bij een schriftelijke offerte of overeenkomst. Ook kan aan de plicht van terhandstelling worden voldaan door elektronische toezending (bijvoorbeeld als pdf-bestand per e-mail), maar daarmee moet de wederpartij wel expliciet en vooraf instemmen als de overeenkomst niet langs elektronische weg wordt gesloten. Als de overeenkomst wel langs elektronische weg wordt gesloten, is geen voorafgaande toestemming nodig voor elektronische toezending.

Hierbij is wel vereist dat er makkelijk kennis kan worden genomen én dat de algemene voorwaarden kunnen worden opgeslagen, zodat deze ook op een later moment raadpleegbaar zijn.
Voor dienstverrichters geldt een “lichtere” regeling om aan de informatieplicht te voldoen. De wet geeft vier mogelijkheden waarop een dienstverrichter de algemene voorwaarden kan verstrekken. Een in de praktijk veel gebruikte mogelijkheid is het elektronisch toegankelijk maken van de algemene voorwaarden via de eigen website, waarvan het (web)adres wordt medegedeeld aan de andere contractpartij. Let op: Als niet aan de informatieplicht is voldaan, dan zijn de algemene voorwaarden in beginsel vernietigbaar. Vernietiging houdt kort gezegd in dat uw algemene voorwaarden niet van toepassing zijn en u dus geen beroep kunt doen op de inhoud daarvan! Later in deze blogreeks wordt verder ingegaan op de vernietiging van algemene voorwaarden.

Algemene voorwaarden laten opstellen of controleren?

Heeft u nog geen algemene voorwaarden en wilt u deze laten opstellen? Of wilt u bestaande algemene voorwaarden laten controleren? Neem dan vrijblijvend contact op. Wij zorgen ervoor dat uw algemene voorwaarden goed aansluiten bij uw onderneming en uw bedrijfsactiviteiten