Binnen de zorgsector vinden geregeld samenwerkingen plaats. De redenen voor samenwerking zijn uiteenlopend. Een samenwerking kan bijvoorbeeld wenselijk zijn om schaalvergroting te creëren, een regionale positie te versterken, het zorgpersoneel optimaal te kunnen inzetten, vanuit kostenbesparingsoogpunt, of om gebruik te kunnen maken van elkaars expertise. Ongeacht de redenen voor de samenwerking, zullen er een aantal stappen moeten worden doorlopen om de samenwerking tot stand te brengen. Welke stappen dit zijn, is sterk afhankelijk van de samenwerkingsvorm. In deze blog beschrijven wij waaraan dient te worden gedacht bij een samenwerking in de zorg.
Deze blog is onderdeel van een blogreeks bestaande uit drie blogs. In de tweede blog beschrijven wij een aantal veelvoorkomende samenwerkingsvormen in de zorg en in de derde blog zetten wij in een vereenvoudigd stappenplan uiteen welke stappen doorlopen dienen te worden.
Oriëntatie
Als er een voornemen tot samenwerken bestaat, is een gedegen voorbereiding van belang. Het is van belang vast te stellen wat het doel is van de samenwerking, welke mate van samenwerking is gewenst en welke tijdlijn partijen voor ogen hebben. Op basis hiervan kan worden bepaald welke samenwerkingsvorm het meest passend is. Zodra een of meer voorkeursvormen zijn bepaald, is het raadzaam fiscaal en juridisch advies in te winnen over de haalbaarheid van de voorliggende opties. De fiscale gevolgen van een samenwerking kunnen aanzienlijk zijn en kunnen aanleiding vormen om een andere samenwerkingsvorm te kiezen. Een integraal juridisch en fiscaal advies is dan ook het startpunt.
Partijen leggen hun intenties in deze fase veelal vast in een intentieovereenkomst.
Onderzoek
Vervolgens breekt een fase van onderzoek aan. In deze fase wordt door adviseurs (juridisch, financieel, fiscaal) een beperkt of uitgebreid boekenonderzoek uitgevoerd, maar is ook voor de partijen een belangrijke rol weggelegd. Partijen onderzoeken zowel onafhankelijk van elkaar als met elkaar op welke manier zij de samenwerking zouden willen invullen. Hierbij wordt onder meer gekeken naar de business case, HR-issues, en de compatibiliteit van patiënt- en personeelssystemen.. Ook de cultuur binnen de instellingen die betrokken zijn bij de beoogde samenwerking zal in deze fase worden uitgewerkt. Veelal worden bij een omvangrijke samenwerking werkgroepen/themagroepen gevormd rondom deze specifieke onderwerpen en wordt toegeschreven naar een kerndocument dat als leidraad dient voor de inrichting van de samenwerking.
In deze fase worden ook de contracten in beeld gebracht en dient te worden bepaald welke contracten na het aangaan van de samenwerking in stand dienen te blijven en welke wellicht beëindigd zullen worden. Regelmatig zijn aan de overdracht ook voorwaarden verbonden, al dan niet contractueel of op basis van de wet- en regelgeving, zoals een goedkeurings- of medewerkingsplicht van de contractspartij.
In de onderzoeksfase dient ook te worden gecontroleerd of al de te betrekken stakeholders (denk hierbij o.a. de (centrale) cliëntenraad, de (centrale) ondernemingsraad, de raad van toezicht / raad van commissarissen, het zorgkantoor, de zorgverzekeraar, de gemeenten, het Waarborgfonds en overige financiers) zijn geïdentificeerd, en of helder is welke rechten en bevoegdheden de verschillende stakeholders hebben.
Belangrijk is ook dat rekening dient te worden gehouden met de verplichtingen op grond van de Wet toetreding zorgaanbieders (Wtza). Op basis van de Wtza geldt een meld- en vergunningsplicht, dienen bepaalde zaken te zijn verankerd in statuten en reglementen en dient veelal een RvT te worden ingesteld. In het kader van het onderzoek is het derhalve ook relevant om advies in te winnen over de governancestructuur van de beoogde samenwerkingsvorm. Aan welke verplichtingen op grond van de Wtza, de Governancecode Zorg, de Wmcz 2018 dient de beoogde samenwerkingsvorm te voldoen, door wie wordt het bestuur gevormd en welke toezichthouders vormen de RvT?
Bovendien dient in deze fase te worden vastgesteld of melding dient te worden gemaakt bij de NZa en/of ACM. Dit is met name van belang in verband met de planning. Indien een transactie meldplichtig is bij de NZa dient rekening te worden gehouden met een doorlooptijd van zes tot acht weken. Indien een melding bij de ACM dient te worden gemaakt, dient rekening te worden gehouden met een doorlooptijd van drie maanden. De ACM neemt een melding pas in behandeling na afronding van het NZa-traject. Let wel, met het oog op deze doorlooptijd, is het prettig als partijen al in de oriëntatiefase weten of deze meldingen van toepassing zijn.
Na de onderzoeksfase volgen veelal onderhandelingen en het doorlopen van de advies- en goedkeuringstrajecten met stakeholders, en komt de samenwerking tot stand.
Vervolg
Bij iedere samenwerkingsvorm gelden eigen bijzonderheden. In de tweede blog in deze blogreeks worden enkele bijzonderheden van de veelvoorkomende samenwerkingsvormen in onze praktijk benoemd, te weten: de juridische fusie, joint venture, overname en bestuurlijke fusie behandeld. Bent u benieuwd naar de bijzonderheden van de verschillende samenwerkingsvormen? Lees dan de volgende blog in deze reeks.
