Oftewel: wat zijn de gevolgen van het verplicht thuiswerken voor een lopend verbetertraject van een disfunctionerende werknemer?

Sinds de intelligente lockdown werken veel werknemers thuis. Komt een lopend verbetertraject dan stil te liggen? En kun je op dit moment met een verbetertraject starten?

Hoe zat het ook alweer?

Er is sprake van disfunctioneren als een werknemer niet (meer) voldoet aan zijn functie-eisen. De werkgever dient de werknemer van dit disfunctioneren tijdig in kennis te stellen. Vervolgens dient een werkgever zich aantoonbaar in te spannen om de werknemer de mogelijkheid te geven zich te verbeteren. Het is aan te bevelen de afspraken tussen de werkgever en de werknemer omtrent het verbeteren schriftelijk vast te leggen in een verbeterplan met objectief meetbare normen. Het schriftelijk vastleggen benadrukt de ernst van de situatie, het structurele karakter van het disfunctioneren, de noodzaak tot verbeteren en het voorkomt discussie achteraf. De duur van een verbetertraject is afhankelijk van het individuele geval.

Verbetertraject is al gestart

Of het nodig is een reeds gestart verbetertraject door het gedwongen thuiswerken stil te leggen, hangt in grote mate af van de aard van de te verbeteren aspecten van het functioneren. Sommige aspecten, zoals bijvoorbeeld de wijze van communiceren van de werknemer of zijn vermogen samen te werken met anderen, zullen lastiger te monitoren zijn op afstand. Die afstand kan er ook zijn als de werknemer wel op locatie aan het werk is, maar de leidinggevende thuiswerkt. In alle gevallen is het verstandig de werknemer duidelijkheid te bieden over het lopende traject.

Door bijvoorbeeld het traject op te schorten of te verlengen voor de duur dat de werknemer thuiswerkt of aan te geven dat het traject, uitsluitend voor bepaalde te verbeteren onderdelen van het verbetertraject doorloopt. Tussentijdse evaluaties kunnen misschien vervangen worden door videobellen. Lukt dat niet, dan dienen ook de data van de tussentijdse evaluaties verschoven te worden. Omdat nog niet duidelijk is hoe lang de maatregelen gaan duren, is de duur van een verlenging wellicht nog niet te bepalen. Het is in dat geval goed de werknemer kenbaar te maken dat bij hervatting van de werkzaamheden op kantoor of elders, de nieuwe einddatum van het traject vastgesteld zal worden.

 

Het zal niet altijd nodig zijn het traject tijdelijk stop te zetten. Dient een werknemer bijvoorbeeld te  verbeteren op bepaalde vaardigheden of extra kennis te vergaren, dan kan (dat onderdeel van) het verbetertraject wel voortgezet worden. De werknemer zou deze periode dan juist kunnen gebruiken voor het volgen van een (online) training of cursus. Of wellicht kan een aangeboden training on the job met behulp van een interne coach in dit geval door een externe coach of cursus worden vervangen.

 

Waartoe u ook besluit, ga met de werknemer in gesprek. Bespreek samen welke invloed het thuiswerken op het verbetertraject heeft, biedt de werknemer duidelijkheid en leg de nieuwe afspraken vast. Ook als de gevolgen van het thuiswerken nog niet goed te overzien zijn, is het van belang daarover met elkaar in gesprek te gaan en dit vast te leggen.

Verbetertraject starten?

Is het verbetertraject nog niet gestart, beoordeel dan van tevoren welke aspecten van het functioneren verbeterd dienen te worden en welke invloed het thuiswerken daarop heeft. Indien het lastig is om aan de verbeterpunten te werken (denk aan de zachte competenties zoals samenwerken, sensitiviteit) en/of de ontwikkeling op de verbeterpunten niet goed gemonitord kan worden, dan is het wellicht raadzamer het verbetertraject nog niet te starten. In dat geval kan het wel raadzaam zijn de medewerker aan te spreken op zijn disfunctioneren aan de hand van de concrete voorbeelden die zich voordoen. Doe dat in ieder geval zorgvuldig en check of de werknemer begrijpt wat u bedoelt. De ervaring leert namelijk dat het op afstand minder makkelijk is om bijvoorbeeld de reactie van de werknemer of het effect dat het aanspreken op de werknemer heeft, te polsen. Wacht u daar te lang mee, dan zal de werknemer u kunnen tegenwerpen dat hij dacht het wel goed te doen. Het is ook van belang de voorbeelden die zich voordoen, in ieder geval goed voor uzelf als leidinggevende te documenteren zodat u daar in een later gesprek alsnog aan kan refereren. Het gesprek over het verbetertraject zelf zou u dan kunnen hebben zodra er weer op locatie wordt gewerkt.

Maatwerk

Het verbetertraject vergt maatwerk. De kans is groot dat de huidige situatie van invloed is op het verbetertraject. Door te beoordelen in hoeverre een gestart traject aanpassing behoeft, het gesprek daarover met de werknemer aan te gaan en de afspraken vast te leggen creëer je duidelijkheid en voorkom je lastige situaties naderhand. Of het zinvol is op dit moment met een verbetertraject te starten zal afhangen van de aard en omvang van de verbeterpunten. Zorg, als u besluit het traject niet nu te starten, in ieder geval voor een goede documentatie van de voorbeelden zodat u daar later in het gesprek met de medewerker aan kunt refereren.

Vragen?

Wij horen het graag als u vragen heeft en helpen u graag verder. U kunt contact met ons opnemen via het e-mailadres corona@nysingh.nl.

 

Meer lezen?

In ons modeldossier  vindt u veel praktische tips en modelbrieven. Download het modeldossier hier.