Let op: u heeft nog tot 27 maart 2022 de tijd voor de verplichte UBO registratie!

Juridische entiteiten moeten hun UBO’s verplicht registreren. Dit geldt dus zowel voor ondernemingen, alsook voor bijvoorbeeld zorginstellingen en onderwijsinstellingen. Uiterlijk 27 maart 2022 moeten hun eigenaren of personen met zeggenschap in het UBO-register staan ingeschreven. Inschrijven kan bij de Kamer van Koophandel. Voor het niet of niet tijdig of onvolledig opgeven van de vereiste gegevens kunt u worden bestraft met een dwangsom, boete of in extreme gevallen zelfs met een celstraf.

Het UBO-register volgt uit Europese regels. Het register moet financieel-economische criminaliteit voorkomen, zoals witwassen van geld. Wat betekent het UBO-register concreet voor u?

Wat is een UBO?

Een UBO is een persoon die de eigenaar is van, of zeggenschap heeft over een juridische entiteit. Daaronder wordt bijvoorbeeld verstaan een persoon die:

• (in)direct meer dan 25% van de aandelen, stemrechten of eigendomsbelang houdt en/of
• feitelijke zeggenschap over die entiteit uitoefent.

Het percentage van 25% betekent dat er bij een juridische entiteit meer dan één UBO kan zijn. Zijn er geen UBO’s, dan dienen de personen die het dagelijks beleid van de entiteit bepalen -bijvoorbeeld de statutair bestuurders – in het UBO-register te worden ingeschreven. Deze personen worden ook wel pseudo-UBO’s genoemd.

Welke informatie moet u inschrijven?

Van de (pseudo-)UBO moet worden ingeschreven:

1. zijn/haar naam, geboortemaand en -jaar, nationaliteit en woonplaats alsmede de aard en omvang van het economisch belang (in bandbreedtes van 25-50% / 50-75% / 75-100%).
2. zijn/haar adres, geboortedag, -plaats en -land, BSN- of fiscaal nummer en documenten die de UBO-status onderbouwen (denk aan notariële akten).

De onder 1. genoemde gegevens zijn openbaar en voor iedereen in te zien bij de Kamer van Koophandel.

De onder 2. genoemde gegevens zijn alleen in te zien door de Financial Intelligence Unit-Nederland en aangewezen bevoegde autoriteiten.

Onder omstandigheden kan een verzoek worden ingediend om bepaalde gegevens af te schermen, bijvoorbeeld indien:

• de UBO is blootgesteld aan een onevenredig risico,
• er een risico bestaat op fraude, ontvoering, chantage of afpersing.

Welke entiteiten moeten hun (pseudo-)UBO inschrijven?

De volgende entiteiten moeten hun (pseudo-)UBO’s registreren in het UBO-register:

• kapitaalvennootschappen (N.V.’s / B.V.’s);
• kerkgenootschappen;
• stichtingen;
• verenigingen;
• coöperaties;
• onderlinge waarborgmaatschappijen;
• maatschappen;
• commanditaire vennootschappen (C.V);
• vennootschappen onder firma’s (v.o.f.).

Ook trusts en vergelijkbare juridische constructies moeten naar verwachting binnen afzienbare tijd ook hun (pseudo-)UBO’s registeren in het UBO-register.

Wie is tot inschrijving verplicht?

Degene aan wie de vennootschap of andere juridische entiteit toebehoort of ieder van de bestuurders of degene die met de dagelijkse leiding is belast, is verplicht tot het doen van de UBO-registratie. En moet er voor zorgdragen dat de informatie te allen tijde juist en volledig is ingeschreven.

Voor Wwft-instellingen zoals bijvoorbeeld advocaten- en notariskantoren en banken geldt een terugmeldplicht. Dit houdt in dat deze instellingen verplicht zijn om aan de Kamer van Koophandel melding te doen indien zij vaststellen dat de (pseudo-)UBO-gegevens niet correct of niet volledig zijn geregistreerd in het UBO-register.

Wanneer moet er worden ingeschreven?

Het UBO-register is op 27 september 2020 in werking getreden. Entiteiten die al voor 27 september 2020 bestonden/waren opgericht, hebben tot 27 maart 2022 de tijd om hun (pseudo-)UBO’s van het moment van inschrijving te registreren.

Entiteiten die sinds 27 september 2020 opgericht zijn/worden, moeten direct bij hun inschrijving in de Kamer van Koophandel opgeven wie de (pseudo-)UBO’s zijn. Deze opgave moet onderbouwd zijn met bewijsstukken. Zonder deze (onderbouwde) opgave komt er geen inschrijving van de entiteit tot stand.

Vragen?

Heeft u vragen over het UBO-register, wilt u weten of er in verband met de invoering van het UBO-register nog optimalisatie van uw structuur mogelijk is, of heeft u hulp nodig bij de inschrijving van de (pseudo-)UBO’s? Neem dan contact op met Angelique Hommes.