Wanneer een werknemer melding maakt van grensoverschrijdend gedrag, is het belangrijk dat u als werkgever zorgvuldig handelt. Welke stappen kunt u zetten en wanneer kiest u voor een informele of formele aanpak? In dit artikel bespreken we de verschillende mogelijkheden om met meldingen van grensoverschrijdend gedrag om te gaan en de rol van de vertrouwenspersoon, het meldpunt en de klachtencommissie. Welke maatregelen u als werkgever kunt treffen om grensoverschrijdend gedrag te voorkomen, leest u in ons artikel ‘Grensoverschrijdend gedrag voorkomen‘.
Wat te doen vóór of na ontvangst van een melding ongewenst gedrag?
Afhankelijk van de ernst van het gedrag zijn er verschillende interventies mogelijk, gericht op het adresseren van ongewenst gedrag. Het is aan de werkgever om de werknemer (middels beleid en gedragscode) over de mogelijke interventies te informeren.
Het verdient aanbeveling om een zogenaamd twee sporen beleid te hanteren. Hiermee wordt gedoeld op een zogenaamde informele en een formele route. Een klager moet niet gedwongen worden meteen “formeel” te gaan, maar wel de mogelijkheid te hebben om alsnog te escaleren naar de formele route.
| Kenmerk | Informele route | Formele route |
| Doel | Herstel, bemiddeling, gedrag laten stoppen | Onderzoek en oordeel over de klacht |
| Wie | Leidinggevende/Vertrouwenspersoon/meldpunt | Klachtencommissie |
| Uitkomst | Advies, gesprek, mediation, doorverwijzing | Advies aan werkgever, eventueel maatregelen |
| Vertrouwelijkheid | Hoog; alleen met toestemming klager verdere stappen | Vertrouwelijk, met hoor en wederhoor |
| Toegang tot formeel | Altijd mogelijk als informeel niet volstaat | Rechtstreeks of na informele route |
Informele route
In het kader van de informele route, is van belang dat de werknemer op de hoogte is van de zogenaamde escalatieladder:
Escalatieladder
Trede 1:
Spreek je collega aan op zijn gedrag al dan niet met ondersteuning van een andere collega.
Trede 2:
Als je dat niet kan of durft: bespreek het met je leidinggevende en/of de vertrouwenspersoon.
Trede 3:
Vertrouwenspersoon: iedere werknemer heeft het recht om anoniem contact op te nemen met de vertrouwenspersoon. Alle contact is strikt vertrouwelijk.
Trede 4:
(Mediation) gesprek? Klacht? De vertrouwenspersoon ondersteunt en adviseert werknemer en overlegt met de werknemer of de melding geschikt is voor een (mediation)gesprek of melding bij de klachtencommissie.
Trede 5:
Meldpunt grensoverschrijdend gedrag: als werknemer niet de formele klachten procedure wil doorlopen kan hij volstaan met een melding bij een centraal meldpunt.
Trede 6:
Klachtencommissie: werknemer kan een formele klacht indienen conform het klachten reglement.
De vertrouwenspersoon
Een vertrouwenspersoon kan als spil fungeren in de informele route. Een vertrouwenspersoon wordt aangesteld en buigt zich over ongewenste omgangsvormen; niet over integriteitsvraagstukken.
Een vertrouwenspersoon is een laagdrempelig aanspreekpunt waar iedereen uit de organisatie terecht kan, onafhankelijk van opleiding of positie in de organisatie.
Werknemers hebben altijd het recht om zonder toestemming contact op te nemen met de vertrouwenspersoon. De contactgegevens van de vertrouwenspersonen zijn bekend bij werknemers. De gesprekken zijn per definitie vertrouwelijk.
De vertrouwenspersoon kan de werknemer adviseren en, indien gewenst, ondersteunen bij het aangaan van een gesprek over het ervaren gedrag met de bewuste collega en/of de leidinggevende of betrokken derde. De vertrouwenspersoon verkent, in overleg met de werknemer, of de melding geschikt is voor mediation. Een vertrouwenspersoon kan ook begeleiding en ondersteuning bieden als een werknemer een formele klacht wil indienen. De vertrouwenspersoon kan de werknemer dan bijvoorbeeld begeleiden naar een onafhankelijke klachtencommissie.
Meldpunt
Overweeg het instellen van een meldpunt waar de werknemer laagdrempelig een melding kan doen als hij (nog) geen formele klacht wil indienen.
Leg de bevoegdheden van het meldpunt goed vast; bijvoorbeeld:
- Het meldpunt rapporteert aan het bestuur/de directie (jaarlijks, anoniem?)
- Het meldpunt signaleert problemen bij meerdere meldingen met betrekking tot dezelfde persoon/afdeling/groep/team
- Het meldpunt adviseert het bestuur over mogelijke interventies (MTO, groepsgesprek, cultuuronderzoek)
Formele route
Als de informele route niet aan de orde is of niet tot een oplossing leidt, komt de formele route aan de orde. Voor deze route zijn een klachtencommissie en een klachtenregeling nodig.
Klachtencommissie:
- Samenstelling: een oneven aantal leden (meestal drie), zodat besluitvorming mogelijk is.
- Onafhankelijkheid en onpartijdigheid: het kan een interne of een externe commissie zijn; leden mogen niet betrokken zijn bij de klacht; regel een verschoningsgrond en vervanging bij belangenverstrengeling.
- Deskundigheid: bij voorkeur juridische, arbeids- en gedragskundige kennis in de commissie.
- Ondersteuning: een (ambtelijk) secretaris voor dossier en verslaglegging.
Klachtenregeling:
Beschrijf de procedure voor de betrokkenen (melder; beklaagde; werkgever) concreet en met termijnen:
- Definitie grensoverschrijdend gedrag.
- Op welke wijze (schriftelijk/digitaal), door wie, bij wie, en welke gegevens de klacht moet bevatten. Overweeg een indieningstermijn na het voorval, met een hardheidsclausule.
- De commissie beoordeelt of de klacht in behandeling wordt genomen en informeert klager en beklaagde. Ontvankelijkheidseisen: niet anoniem, eerst naar de vertrouwenspersoon of direct? Indieningstermijn?
- Hoor en wederhoor. Beide partijen worden gehoord; getuigen kunnen worden gehoord; partijen kunnen zich laten bijstaan.
- Vertrouwelijk, met inzage in relevante stukken; leg vast hoe met verklaringen wordt omgegaan.
- De commissie brengt binnen een vastgelegde termijn een gemotiveerd, vertrouwelijk advies uit aan de werkgever over gegrondheid van de klacht en eventuele maatregelen.
- Besluit werkgever. De werkgever neemt binnen een vastgelegde termijn een beslissing, deelt deze gemotiveerd mee en bewaakt de uitvoering.
Neem realistische, afdwingbare termijnen op voor elke stap (bijvoorbeeld ontvangstbevestiging, ontvankelijkheid, advies en besluit) en een regeling voor verlenging bij complexe zaken.
Heeft u behoefte aan hulp bij de opstelling van een gedragscode of wilt u even sparren over hoe u moet handelen bij grensoverschrijdend gedrag? Wij helpen u graag verder.
