Ondernemingsrechtelijke trajecten vragen zelden om één enkele discipline. Bij overnames, herstructureringen en governancevraagstukken lopen advocatuur en notariaat voortdurend in elkaar over. Juist daar ligt de meerwaarde van een combikantoor: één team waarin beide disciplines vanaf het begin samenwerken aan hetzelfde dossier. Niet naast elkaar, maar geïntegreerd. Met korte lijnen, vaste aanspreekpunten en een gezamenlijke kijk op het traject.
Vroeg betrokken: structuur, planning en overzicht
Een belangrijk voordeel in de praktijk is dat het notariaat veel eerder kan worden betrokken. Waar bij externe notarissen vaak wordt gewacht totdat zeker is dat een transactie doorgaat en de datum bekend is, wordt binnen een combikantoor het notariaat direct aangehaakt zodra een opdracht binnenkomt. Regelmatig gebeurt dat zelfs al in een oriënterende fase, bijvoorbeeld voor een kosteninschatting.
Die vroege betrokkenheid maakt een wezenlijk verschil. Het notariaat kan vanaf het begin meedenken over de juridische structuur en over de planning van het traject. Dat is geen overbodige luxe, omdat het binnen het notariaat in de praktijk vaak druk is, zowel intern als extern. Wanneer vroeg duidelijk is wat eraan komt, kan hier in de planning rekening mee worden gehouden. Dat verkleint de kans dat een traject aan het einde vertraagt omdat capaciteit ontbreekt.
Ook inhoudelijk werkt deze aanpak efficiënter. Koopovereenkomsten worden vaak al in een vroeg stadium gedeeld met het notariaat. Eventuele suggesties, aandachtspunten of benodigde aanpassingen komen daardoor direct naar voren en niet pas in de slotfase. Bij externe betrokkenheid zou dit moment vaak later liggen. Door vroeg samen te kijken, worden last minute wijzigingen beperkt en ontstaat er meer rust en overzicht richting de afronding.
Eén dossier en samenhangende documenten
In ondernemingsrechtelijke trajecten lopen vrijwel altijd meerdere documentstromen naast elkaar. Denk aan de koopovereenkomst en aandeelhoudersovereenkomst vanuit de advocatuur, en statuten, akten van levering en bestuursreglementen of reglementen voor de raad van toezicht vanuit het notariaat. Wanneer deze documenten los van elkaar worden opgesteld, bestaat het risico dat ze inhoudelijk of praktisch niet naadloos op elkaar aansluiten.
Binnen een combikantoor, zoals Nysingh, wordt gewerkt met één gezamenlijk dossier waarin beide disciplines samenwerken. Advocatuur en notariaat zitten bij dezelfde besprekingen aan tafel en stemmen keuzes rechtstreeks af. Daardoor ontstaat vanaf het begin één lijn in de documentatie. Dat is met name van belang bij herstructureringen en governancevraagstukken, bijvoorbeeld in sectoren met specifieke regelgeving zoals de zorgsector. Daar moeten documenten niet alleen juridisch correct zijn, maar ook voldoen aan sectorale eisen en in de praktijk goed uitvoerbaar zijn.
Deze manier van werken voorkomt herstelwerk achteraf en verkleint de kans op misverstanden. Het resultaat is een set documenten die inhoudelijk en praktisch één geheel vormt.
Meebewegen wanneer het traject verandert
Ondernemingsrechtelijke dossiers zijn dynamisch. Het komt regelmatig voor dat een traject bij aanvang vooral advocatuur of juist notariaat lijkt, terwijl dat gaandeweg verschuift. Een typische situatie is dat aanvankelijk wordt gedacht aan liquidatie van een entiteit, maar later blijkt dat een fusie beter past binnen de gewenste structuur.
Binnen een combikantoor kan zo’n verschuiving eenvoudig worden opgevangen. Beide disciplines zijn al betrokken, waardoor direct kan worden doorgepakt. Dit maakt het mogelijk om snel door te schakelen en voorkomt verlies van tijd en continuïteit. Bij herstructureringen en governancevraagstukken lopen advocatuur en notariaat in de praktijk vaak sowieso hand in hand en vrijwel gelijktijdig op.
Efficiëntie, snelheid en vertrouwen in de uitvoering
De geïntegreerde aanpak levert ook op praktisch niveau duidelijke voordelen op. Binnen één kantoor kan gebruik worden gemaakt van elkaars WWFT en cliëntonderzoek. Dat zorgt voor snelheid en overzicht in het traject. Het delen van stukken met externe adviseurs is mogelijk, maar bij het delen van vertrouwelijke informatie wordt interne afstemming vaak als prettiger ervaren, vanwege de korte lijnen en het onderlinge vertrouwen.
Daarnaast is er structurele kennisdeling tussen advocatuur en notariaat, onder meer via periodiek ondernemingsrechtelijk overleg. Beide disciplines volgen hun eigen jurisprudentie en ontwikkelingen, vaak via verschillende bronnen, websites, webinars en bijeenkomsten. Notarissen kijken daarbij soms vanuit andere invalshoeken dan advocaten. Door die kennis actief te delen, blijft het team scherp en profiteert de cliënt van een bredere en beter afgestemde blik.
Een concreet voorbeeld van de samenwerking is een situatie waarin eerst een bestuurlijke fusie tussen twee organisaties tot stand werd gebracht, waarna (mogelijk) een juridische fusie zou volgen. In dit traject werkte de advocatuur aan de bestuurlijke fusieovereenkomst, terwijl het notariaat verantwoordelijk was voor de aangepaste statuten en reglementen, en vervolgens de het fusievoorstel voor de juridische fusie. Bij fusies spelen strikte wettelijke termijnen, zoals deponering vóór 1 juli om gebruik te kunnen maken van bepaalde cijfers, naast deadlines die cliënten zelf stellen. Door het traject gezamenlijk op te pakken, konden steeds complete sets documenten worden aangeleverd. Dat gaf snelheid en overzicht en hiermee werd voorkomen dat extra bestuursvergaderingen en vergadering met de raad van toezicht nodig waren.
Helderheid in afspraken en flexibiliteit voor cliënten
Tot slot zorgt werken binnen één kantoor voor duidelijkheid in afspraken. Er wordt gewerkt met één set algemene voorwaarden, met helderheid over tarieven, verzekeringen en overige voorwaarden. Dat voorkomt onduidelijkheid die bij inzet van externe adviseurs soms ontstaat en draagt bij aan voorspelbaarheid in het traject.
Cliënten kunnen blijven werken met hun vaste notaris of vaste advocaat; die mogelijkheid blijft altijd bestaan. Tegelijkertijd kiezen veel cliënten bewust voor de geïntegreerde aanpak van een combikantoor vanwege de snelheid, de afstemming en het overzicht dat één team biedt. Trajecten kunnen starten via de advocatuur of via het notariaat. In beide gevallen is alle relevante expertise direct beschikbaar onder één dak en kan snel worden opgeschaald wanneer aanvullende vragen ontstaan. Deze manier van samenwerken past bij de inrichting van ons kantoor, waar ook binnen vastgoed wordt gewerkt met een eigen team van notarissen en advocaten.
