Rechtsgeldige vertegenwoordiging

Relevantie

Een rechtspersoon (BV, NV of Stichting) is in principe alleen aan een overeenkomst gebonden wanneer de rechtspersoon rechtsgeldig vertegenwoordigd wordt. Dat wil zeggen: de overeenkomst moet worden ondertekend door één of meerdere personen die ondertekeningsbevoegd zijn namens de rechtspersoon. Wordt een overeenkomst door een onbevoegde persoon ondertekend, dan komt er in beginsel géén overeenkomst tot stand. Dit kan grote gevolgen hebben.

Het is daarom belangrijk regelmatig na te gaan of de regels voor de ondertekeningsbevoegdheid binnen uw organisatie nog voldoende en passend zijn voor de huidige situatie en of deze wel goed worden nageleefd. Daarnaast dient de ondertekeningsbevoegdheid juist bij de Kamer van Koophandel geregistreerd te zijn. Het belang daarvan leg ik uit in de laatste paragraaf.

Vertegenwoordiging door het bestuur

Als hoofdregel geldt dat het hele bestuur gezamenlijk de rechtspersoon vertegenwoordigt. Dit betekent dat alle bestuurders samen een overeenkomst dienen te ondertekenen. Om praktische redenen zijn daarop twee varianten denkbaar:

1. Twee bestuurders kunnen samen ondertekenen.
2. Elke bestuurder is zelfstandig ondertekeningsbevoegd.

Afhankelijk van in hoeverre het vertrouwd is dat een bestuurder alleen kan handelen, zal de eerste dan wel de tweede optie voorkeur genieten.

In het kader van een goede corporate governance met ‘checks and balances’ over en weer is een ‘tweehandtekeningstelsel’ aan te raden. Een en ander is uiteraard ook afhankelijk van de omvang van de organisatie.

Vertegenwoordiging door gevolmachtigden (procuratiehouders)

Over het algemeen is het niet praktisch dat elk document dat namens de rechtspersoon ondertekend dient te worden, door het gehele bestuur dan wel door twee bestuurders ondertekend wordt. Het bestuur kan er dan ook voor kiezen om één of meer gevolmachtigden (procuratiehouders) aan te stellen. Dit moet intern goed vastgelegd én gecommuniceerd worden met betrekking tot welke zaken en (eventueel) welk bedrag de gevolmachtigde bevoegd is. Eventueel kan ook worden bepaald dat een gevolmachtigde alleen maar samen met een andere persoon (bijvoorbeeld een bestuurder of een andere gevolmachtigde) mag ondertekenen.

Twee voorbeelden hiervan:

1. Het hoofd van de gebouwendienst is zelfstandig bevoegd (gevolmachtigd) om onderhoudscontracten te ondertekenen tot een bedrag van € 5.000,- per jaar en samen met een bestuurder tot een bedrag tussen
   € 5.000,- en € 10.000,-.
2. De investmentmanager is samen met een bestuurder bevoegd tot ondertekenen van overeenkomsten van koop- en verkoop van onroerend goed tot een bedrag van € 1.000.000,-.

Het is de taak en verantwoordelijkheid van het bestuur dat de interne regels voor de ondertekeningsbevoegdheid binnen de organisatie worden nageleefd.

Registratie Kamer van Koophandel

Voor een vlot verloop van het handelsverkeer kan de ondertekeningsbevoegdheid van de gevolmachtigde(n) bij de Kamer van Koophandel worden geregistreerd. Dan is de bevoegdheid voor derden ook zichtbaar. Van tijd tot tijd dient de rechtspersoon bij de Kamer van Koophandel te controleren of de gevolmachtigden en hun bevoegdheid nog correct geregistreerd staan. Derden mogen er namelijk op vertrouwen dat wat bij de Kamer van Koophandel vermeld is, correct is.

Als bijvoorbeeld een oud-bestuurder na zijn aftreden of een oud-gevolmachtigde nadat de aan hem verleende volmacht is ingetrokken, ten onrechte nog documenten zou hebben ondertekend, kan, wanneer die wijziging niet is doorgegeven aan de Kamer van Koophandel, bij derden toch de schijn van bevoegdheid worden gewekt. Daardoor is de rechtspersoon (onder omstandigheden) alsnog gebonden. Het is daarom van groot belang om de registraties bij de Kamer van Koophandel up-to-date te houden.