In de praktijk komt het nogal eens voor dat de verzoeker meent dat niet alle stukken openbaar zijn gemaakt en dat er meer stukken zijn. Het is dan aan het college om aan te tonen dat op de juiste manier naar de gevraagde gegevens is gezocht en dat andere gegevens niet bij het bestuursorgaan berusten.
De rechtbank Midden-Nederland heeft op 9 juni 2020 een tweetal uitspraken gedaan die inzicht geven in de manier waarop het college de zoekslag inzichtelijk kan maken.
Wob-verzoek geluidsoverlast
In de eerste zaak (ECLI:NL:RBMNE:2020:2118) ging het om een Wob-verzoek waarbij werd verzocht om een Excelbestand met daarin alle meldingen of klachten over geluidsoverlast die bij de gemeente Utrecht waren binnengekomen. Het doel van het verzoek was om de bron of oorzaak van het geluidsoverlast te achterhalen. De verzoeker had daarbij het verzoek nader gespecificeerd doordat alle klachten een bepaald zaaknummer of registratiecode moesten hebben.
Het college verstrekt een overzicht aan verzoeker waarin privacygevoelige gegevens weggelakt of vervangen waren door een algemene beschrijving of “X”. Eiser gaat hier niet mee akkoord en stelt dat de gegevens dusdanig geanonimiseerd waren dat het overzicht weinig bruikbare informatie bevat. In bezwaar leidt dat niet tot het verstrekken van aanvullende gegevens, maar tijdens de beroepsprocedure verstrekt het college vrijwillig alsnog een overzicht waarbij gegevens over horeca niet zijn weggelakt.
In het nieuwe overzicht zijn de gegevens met betrekking tot de klacht (datum of omschrijving) weggelakt, omdat deze informatie volgens het college direct leidt naar de persoon die geklaagd heeft. Daarmee voldoet het overzicht volgens verzoeker nog steeds niet aan het Wob-verzoek. Het college stelt zich op het standpunt dat het op grond van de Wob niet gehouden is om enig document zelf te vervaardigen: het nieuwe (vervaardigde) overzicht is vanuit coulance verstrekt.
Zoektermen Wob-verzoek
De rechtbank is van oordeel dat het college met het overzicht dat is verstrekt op een juiste wijze gevolg heeft gegeven aan het Wob-verzoek. Gelet op de in het verzoek genoemde termen heeft het college op een juiste wijze in de databases naar gegevens gezocht. Dat door de gehanteerde zoektermen andere door verzoeker gewenste gegevens ‘naar boven komen’ of ‘niet naar boven komen’, betekent niet dat niet op een juiste wijze is gezocht of dat bij het overzetten naar het Excel-bestand gegevens zijn weggelaten. De rechtbank vindt het aannemelijk dat bepaalde gegevens niet zichtbaar zijn wanneer er gezocht wordt op registratiecode, in plaats van andere zoektermen.
De rechtbank vindt ook aannemelijk dat er beperkingen zitten aan het opvragen van een combinatie van gegevens. Van het college kan niet worden verwacht dat zij met de zoekslag de binnen de reikwijdte van het Wob-verzoek opgevraagde gegevens handmatig aanvult met andere bij de gemeente beschikbare gegevens over die meldingen of klachten. Dit zou betekenen dat de gemeente gegevens aan het vervaardigen is en daar is zij op grond van de Wob niet toe verplicht (zie ook ABRvS 5 juni 2013, ECLI:NL:RVS:2013:CA2102).
De rechtbank komt tot de conclusie dat de gemeente voldoende gemotiveerd heeft toegelicht dat een juiste uitvoering is gegeven aan het Wob-verzoek door de uitgevoerde zoekslag en door de daarbij ‘naar boven gekomen’ gegevens om te zetten naar een Excelbestand. Het besluit wordt uiteindelijk toch vernietigd omdat de gemeente niet heeft beoordeeld of de weggelakte NAW-gegevens betrekking hadden op horecabedrijven. De gegevens over horecabedrijven hadden in beginsel wel openbaar gemaakt moeten worden, nu deze bij voorbaat niet aan te merken zijn als persoonsgegevens. Deze beoordeling heeft niet plaatsgevonden en daarom vind de rechtbank de uitvoering van het Wob-verzoek onzorgvuldig.
Wob-verzoek berekeningen CO2-uitstoot
In de andere zaak (ECLI:NL:RBMNE:2020:2119) ging het om een Wob-verzoek om openbaarmaking van de berekeningen die zijn gemaakt inzake de jaarlijkse CO2-uitstoot in de gemeente Utrecht. Verzoeker wilde de berekening van de CO2-uitstoot kunnen controleren en nagaan of de gemeente de klimaatdoelen van 2020 zou gaan halen. Hoewel de cijfers over de CO2-uitstoot al openbaar waren, kon aan de hand van deze gegevens niet worden vastgesteld wat de achterliggende berekening was. Het college verstrekt naar aanleiding van het verzoek slechts enkele aanvullende gegevens. Daarbij stelt het college niet over meer gegevens over de berekening te beschikken, omdat die gegevens niet bij het college berusten. De verzoeker is echter nog steeds van oordeel dat hij over onvoldoende gegevens beschikt om de berekening te kunnen begrijpen.
Reikwijdte van het verzoek
De rechtbank staat allereerst stil bij de reikwijdte van het verzoek. De rechtbank stelt vast dat het college enkel documenten openbaar moet maken die onder hem berusten en betrekking hebben op de berekening van jaarlijkse CO2-uitstoot op het behalen van de klimaatdoelen en klimaatambitie. Reeds openbaar gemaakte documenten vallen niet onder de reikwijdte van het Wob-verzoek.
Wanneer een bestuursorgaan aangeeft dat na onderzoek is gebleken dat een bepaald document niet onder hem berust en een dergelijke mededeling niet ongeloofwaardig voorkomt, is het in beginsel aan de verzoeker om aannemelijk te maken dat een bepaald document toch onder dat bestuursorgaan berust (zie ook ABRvS 2 oktober 2013, ECLI:NL:RVS:2013:1376). Volgens het college zijn de relevante documenten reeds openbaar gemaakt of aan verzoeker verstrekt. Na een zoekslag is gebleken dat zij niet over verdere documenten beschikt die gegevens bevatten over berekeningen of uitkomsten.
De rechtbank gaat mee in voornoemd verweer van het college. Verzoeker slaagt er op zijn beurt niet in om aannemelijk te maken dat het college de berekeningen wel onder zich heeft. Volgens de rechtbank is er ongetwijfeld materiaal gebruikt bij het maken van de berekeningen, maar dit betekent nog niet dat dit materiaal in documenten is neergelegd. Zoals ook uit de hierboven besproken uitspraak volgt, is de gemeente niet gehouden om zelf gegevens te vervaardigen die niet in bestaande documenten zijn neergelegd. De rechtbank twijfelt niet aan de zoekslag die de gemeente heeft uitgevoerd op zoek naar de documenten en verklaart het beroep van verzoeker ongegrond.
Zoekslag motiveren en inzichtelijk maken
Een bestuursorgaan is in beginsel gehouden om uitvoering te geven aan een Wob-verzoek en documenten ter beschikking te stellen die het onder zich heeft. Wanneer uit onderzoek blijkt dat het bestuursorgaan geen beschikking heeft over documenten, is het in beginsel aan degene die om informatie verzoekt om aannemelijk te maken dat documenten toch onder het bestuursorgaan berusten (ABRvS 1 juni 2016, ECLI:NL:RVS:2016:1494). In het kader van de zorgvuldigheid van het onderzoek is van belang dat de zoekslag voldoende wordt gemotiveerd en inzichtelijk wordt gemaakt. Zo moet bijvoorbeeld duidelijk worden welke zoektermen zijn gehanteerd voor het zoeken naar documenten in de systemen (ABRvS 22 mei 2019, ECLI:NL:RVS:2019:1675). De beide uitspraken geven een goed voorbeeld van de wijze waarop die zoekslag voldoende inzichtelijk kan worden gemaakt.