Het UBO-register: gevolgen voor de privacy van ondernemers

Dit heeft belangrijke gevolgen voor de privacy van deze personen. Het wetsvoorstel om dit in te voeren is op 6 april jl. ingediend bij de Tweede Kamer en is het gevolg van Europese regelgeving. Het UBO-register heeft tot doel het voorkomen van het gebruik van het financiële stelsel voor het witwassen van gelden en de financiering van terrorisme.

Wat is een UBO?

UBO staat voor Ultimate Benificial Owner, ofwel: de uiteindelijk belanghebbende van een onderneming. Dit is een (natuurlijk) persoon die:

• direct dan wel indirect een belang houdt van meer dan 25% van de aandelen in bijvoorbeeld een BV; en/of
• direct dan wel indirect meer dan 25% van de stemrechten kan uitoefenen; of
• op andere wijze feitelijk de zeggenschap kan uitoefenen in de onderneming.

Voor wie geldt het?

De plicht om de UBO te registreren geldt voor in Nederland opgerichte:

• BV’s en NV’s (niet zijnde beursvennootschappen);
• coöperaties;
• onderlinge waarborgmaatschappijen;
• verenigingen met volledige rechtsbevoegdheid;
• verenigingen zonder volledige rechtsbevoegdheid met een onderneming;
• stichtingen (ook de StAK (stichting administratiekantoor) en ANBI’s (algemeen nut beogende instellingen));
• maatschappen;
• vennootschappen onder firma (VOF);
• commanditaire vennootschappen (CV);
• rederijen.

De registratieplicht geldt niet voor buitenlandse rechtspersonen met een hoofd- of nevenvestiging in Nederland. Maar wel voor een onderneming die niet in Nederland is gevestigd en die toebehoort aan een in Nederland opgerichte maatschap, VOF, CV of rederij.

Wat zijn de verplichtingen?

Er zijn straks vier verplichtingen:

1. De verplichting voor de vennootschap of andere juridische entiteit om toereikende, accurate en actuele informatie betreffende hun UBO in te winnen en bij te houden;
2. De verplichting om deze informatie te registreren in het handelsregister van de Kamer van Koophandel (KVK); en
3. De verplichting te zorgen dat de informatie te allen tijde juist en volledig is ingeschreven in het handelsregister;
4. De meewerkverplichting voor de UBO zelf om deze gegevens te verstrekken.

Verenigingen zonder volledige rechtsbevoegdheid, Verenigingen van Eigenaars van appartementsrechten (VvE) en kerkgenootschappen dienen straks ook informatie over hun UBO’s in te winnen en bij te houden. De registratieplicht geldt echter niet voor hen (i.v.m. beperkt risico en de vrijheid van godsdienst).

Welke informatie dient te worden geregistreerd in het register en wat is openbaar?

De UBO-gegevens worden deels openbaar. De volgende gegevens zijn openbaar en zijn (tegen betaling) door iedereen in te zien:

1. naam;
2. geboortemaand en geboortejaar;
3. de nationaliteit en woonstaat; en
4. aard en omvang van het economisch belang van de UBO (in bandbreedtes van 25% tot 50%, 50% tot 75% en van 75% tot 100%). De exacte omvang of geldbedragen worden niet vermeld.

De volgende informatie dient ook te worden geregistreerd, maar is alleen in te zien door bevoegde autoriteiten en de Financiële inlichtingen eenheid:

5. adres;
6. geboortedag, geboorteplaats en geboorteland;
7. BSN- of fiscaal nummer; en
8. afschriften van documenten waarmee de UBO-status wordt onderbouwd (statuten, uittreksel aandeelhoudersregister, maatschaps-, VOF of CV-overeenkomst);

9. afschriften van documenten waarmee de informatie onder 1 tot en met 7 wordt geverifieerd.

De informatie onder 1 tot en met 9 blijft tien jaren toegankelijk nadat de vennootschap of andere juridische entiteit is uitgeschreven uit het UBO gedeelte van het handelsregister.

Bekijk hier welke bevoegde autoriteiten in ieder geval toegang hebben tot alle informatie (onder 1 tot en met 9).

Einde bestaande privacy structuren

Bestaande privacy-structuren, zoals een StAK (stichting administratiekantoor) of een CV, zijn straks niet langer bruikbaar om de achterliggende aandeelhouder/vennoot geheim te houden, omdat daarvoor ook de UBO-registratieplicht geldt. Voor trusts en soortgelijke constructies (zoals fondsen voor gemene rekening) komt er een soortgelijke UBO-registratieplicht. Dit zal binnenkort in een apart wetsvoorstel uitgewerkt worden.

Dit heeft voor privacy-structuren dus belangrijke gevolgen.

Afscherming bepaalde gegevens

Indien door het openbaar maken van de gegevens de UBO wordt blootgesteld aan een onevenredig risico, risico op fraude, ontvoering, chantage, afpersing, pesterijen, geweld of intimidatie of indien de UBO minderjarig of anderszins handelingsonbekwaam is, kunnen de gegevens onder 1 tot en met 3 voor het publiek worden afgeschermd. De gegevens 1 tot en met 3 blijven echter altijd inzichtelijk voor bevoegde autoriteiten, de Financiële inlichtingen eenheid (FIU-Nederland), krediet- en financiële instellingen en notarissen. De UBO dient hiervoor een verzoek bij de Kamer van Koophandel in te dienen en dient aan te tonen dat sprake is van één van de situaties als hiervoor omschreven. Het afschermingsregime zal nog verder worden uitgewerkt in ministeriële regelgeving. Gedurende de tijd dat het verzoek in behandeling is, wordt er naar gestreefd om te voorkomen dat de gegevens niet openbaar zijn. Overigens kunnen alleen overheidsinstanties op naam zoeken in het UBO-register, andere personen alleen op naam van de onderneming.

Wie is tot inschrijving verplicht?

Degene aan wie de vennootschap of andere juridische entiteit toebehoort of ieder van de bestuurders of degene die met de dagelijkse leiding is belast, zijn verplicht tot het doen van de UBO-registratie en ervoor te zorgen dat de informatie te allen tijde juist en volledig is ingeschreven in het handelsregister.

Welke informatie dient door de onderneming te worden ingewonnen en bijgehouden?

De informatie hierboven onder 1 tot met 9 dient bovendien ook door de vennootschap of andere juridische entiteit zelf te worden ingehouden, bijgehouden en daarom voorhanden te zijn.

Terugmeldplicht

De KVK verstrekt de UBO-informatie aan de Financiële inlichtingen eenheid of bevoegde autoriteit zonder dat de UBO of de juridische entiteit er weet van heeft. Bevoegde autoriteiten en Wwft-instellingen zijn verplicht om door hen aangetroffen tegenstrijdigheden aan de KVK terug te melden. Voor bevoegde autoriteiten geldt dit alleen voor zover dit hun taken niet onnodig doorkruist. De Financiële inlichtingen eenheid behoeft nooit terug te melden.

Vanaf wanneer geldt het?

Vanaf 10 januari 2020 gelden de verplichtingen direct voor nieuw opgerichte ondernemingen. Bestaande ondernemingen krijgen 18 maanden de tijd om hun UBO te registreren.

Handhaving

De KVK is verantwoordelijk voor de controle op de tijdigheid van UBO-gegevens, het aanleveren van- en de juistheid van- en de volledigheid van de gegevens in het UBO-register. Het Bureau Economische Handhaving (BEH), onderdeel van de Belastingdienst, handhaaft op basis van de signalen (ontijdigheid, onjuistheid en onvolledigheid) die zij van de KVK ontvangt.

Het niet inschrijven van de UBO-informatie kan strafrechtelijk en bestuursrechtelijk worden gehandhaafd. Ten eerste is het strafbaar gesteld als een economisch delict, waarop een celstraf van maximaal zes maanden staat, een taakstraf of een geldboete van de vierde categorie. Ten tweede kan het BEH een last onder dwangsom opleggen en/of een bestuurlijke boete van de vierde categorie. Bij lichte overtredingen, zoals niet of niet tijdig aanleveren van UBO-informatie, zal bestuursrechtelijk worden gehandhaafd. Bij verzwarende omstandigheden, zoals het opzettelijk doorgeven van onjuiste UBO-informatie of een mogelijke combinatie met andere (fraude)delicten zal strafrechtelijk worden gehandhaafd.

Ook het niet inwinnen en bijhouden van UBO-informatie door de vennootschap zelf en de schending van de terugmeldplicht is een economisch delict. Als de overtreding opzettelijk is gedaan is het een misdrijf (celstraf van maximaal twee jaren, een taakstraf of een geldboete), anders een overtreding (celstraf van maximaal zes maanden, een taakstraf of een geldboete). Ten slotte is ook overtreding van de meewerkverplichting van de UBO strafbaar gesteld als een economisch delict.

Rechtsbescherming

De registratie van UBO-informatie en de wijziging daarvan gebeurt door middel van een besluit van de KVK. Hiertegen staat bezwaar en beroep open. Dit geldt ook voor het besluit op een verzoek tot afscherming van gegevens.